Формирование внутрифирменной отчетности
1. Организационный менеджмент
Формирование организационной структуры компании – это один из основополагающих процессов, в котором непосредственную роль играют HR-менеджеры – именно на основе выработанного организационного и функционально деления строится штатное расписание. Целью организационной структуры в конечном итоге должно стать обеспечение достижения стоящих перед компанией целей и задач, то есть организационное проектирование в первую очередь должно базироваться на стратегических планах организации.
В этом глобальном процессе основополагающая роль HR-менеджера – прописать организационно-структурные связи, определить подразделения и наименования должностей, специальностей и профессий, и, наконец, составить сведения о количестве штатных единиц. Оформленный должным образом полученный документ является штатным расписанием компании. В системе БОСС-Кадровик планирование функциональной организационной структуры происходит в модуле «Штатное расписание».
Как правило, на практике выработанная функциональная организационная структура не является статичным образованием. Более того, современные динамичные компании постоянно оценивают влияние различных факторов на бизнес-процессы и подстраиваются под требования рынка. При этом возникает вопрос корреляции жесткой функциональной структуры с той волной изменений, которая охватила мир. Естественно, что постоянно менять штатное расписание просто не получиться. Кроме того, часто возникают ситуации, когда в одной организации «сосуществуют» несколько структур. Для этого применяются различные адаптивные схемы. Это более гибкие организационные структуры, приспособленные к быстрой смене внешних условий. К таким типам структур можно отнести проектные организации, матричные структуры и т.д.
Современная автоматизированная система управления персоналом БОСС-Кадровик предлагает простой и удобный инструментарий для ведения сколь угодно большого количества организационных структур. Помимо штатного расписания с помощью специализированного функционала «Иерархические структуры» можно вести учет по проектным командам, группам и т.д.
Перейти к началу документа
2. Управление расстановкой и штатным расписанием
Любые кадровые процессы на предприятии начинаются с определения организационной структуры и составления штатного расписания. Штатное расписание – это первичный учетный документ, создающийся по унифицированной форме. Именно он определяет организационно-структурные связи, количество сотрудников и является базовым документом для определения фонда оплаты труда (ФОТ). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц. То есть штатное расписание – это некий идеальный план предприятия, описывающий не только то, сколько и каких специалистов должно работать, но и кто кому подчиняется в данной структуре. Таким образом, штатное расписание – базовый документ кадровика.
Как правило, штатное расписание создается при организации предприятия. Однако бизнес-процессы не стоят на месте, и организационная структура большинства компаний претерпевает изменения – расширяются отделы, выделяются обособленные подразделения, происходит сокращение персонала. Все эти процессы должны находить отражение в штатном расписании. Система БОСС-Кадровик позволяет вести как действующее, так и любое количество версий планируемого штатного расписания. При этом сохраняется вся история изменений, т.е. менеджер по персоналу может посмотреть как уже не действующее штатное расписание, так и «проект» на любую дату.
По закону ведение штатного расписания не является обязательной процедурой. Практика же показывает, что проверяющие органы относятся к данному вопросу достаточно щепетильно и даже могут наложить на организацию взыскание. Кроме того, наличие штатного расписания дает некоторую свободу действий работодателю в части сокращения штата работников. Правильное и корректное ведение организационной структуры и штатного расписания позволит Вам максимально точно вести кадровый учет и избегать ошибок в работе.
В системе БОСС-Кадровик формирование и ведение штатного расписания происходит в модуле «Штатное расписание».
Перейти к началу документа
3. Управление документооборотом
В современной организации документооборот является одной из важнейших процедур, обеспечивающих полноценное протекание бизнес-процессов. При этом его автоматизация позволяет не только многократно повысить эффективность работы компании, но и позволяет избегать ошибок и неточностей в оформлении документации. Для менеджеров по персоналу грамотное и своевременное оформление документации является основой кадрового учета. p>
Говоря об особенностях кадрового документооборота можно выделить следующие особенности. Функционально все процедуры кадрового документооборота должны быть взаимосвязаны. Например, единожды заведя карточку сотрудника в системе БОСС-Кадровик, специалист по кадровому документообороту может формировать все необходимые приказы и формы буквально нажатием одной клавиши, используя уже готовые данные. p>
В качестве неотъемлемого элемента качественного документооборота присутствует контроль прохождения документов по всем этапам согласования, что обеспечивает бесперебойную работу отдела кадров. Кроме того, в системе БОСС-Кадровик учитываются все изменения российского законодательства – это позволяет избежать ошибок и неточностей в оформлении приказов, договоров, актов и других кадровых документов.
Большинство специалистов по работе с персоналом составляют различные стандартизированные отчеты. Зачастую же бывает необходимо сделать выборки из общей базы данных по каким-либо критериям или составить необходимый руководству отчет по произвольным данным. В системе БОСС-Кадровик данную задачу решает механизм произвольных списков и произвольных отчетов. Также БОСС-Кадровик позволяет вести архивы информации без ограничения по времени хранения, что делает доступ к любой архивной информации легким и удобным.
Автоматизация документооборота – это один из основных принципов, заложенных в системе БОСС-Кадровик. В каком бы модуле Вы не работали, какой функционал не использовали бы – учетный, управленческий, расчетный, аналитический – всегда система БОСС-Кадровик поможет Вам корректно подготовить всю необходимую документацию.
Перейти к началу документа
4. Кадровый учет
Учет персонала – это фундаментальный процесс в области управления человеческим ресурсом. Соответствующие процедуры определены законодательно и прописаны в нормативных актах. Однако при этом работы год от года у менеджеров по персоналу не убавляется – все возрастающая ответственность и конкуренция на рынке труда заставляет компании подходить к управлению персоналом с повышенной ответственностью, а также предопределяет необходимость внедрения новых методик. В части учета можно отметить широкое использование новых технологий, автоматизацию документооборота, сокращение рутинной составляющей труда специалистов. В результате все учетные операции выполняются правильно и в срок, а высвободившееся время можно использовать для решения управленческих задач.
Автоматизация учетных функций, помимо значительного сокращения трудозатрат, позволяет вести кадрового делопроизводство в полном соответствии с современными нормативными требованиями российского законодательства.
В системе БОСС-Кадровик все базовые учетные функции реализованы в модуле «Учет кадров». В базовое версии системы уже заложены все самые распространенные формы и шаблоны отчетов. Надо отметить, что разработчики программного продукта пошли дальше регламентированных процедур и сделали для специалистов по кадровому делопроизводству целый набор инструментов, благодаря которым можно расширять количество полей в карточках и бланках, вводить всю необходимую информацию о сотруднике в различных текстовых и графических форматах, экспортировать данные из системы и оперативно создавать нужные отчеты, делать произвольные выборки и многое другое.
Учет кадров, реализованный в системе БОСС-Кадровик, осуществляется на принципах автоматизации документооборота, правильности оформления документации, соответствия действующему законодательству и быстродействию выполняемых операций. Все учетные мероприятия – прием, перемещение, увольнение, формирование приказов – реализуются в системе БОСС-Кадровик и помогают кадровикам делать свою работу правильно и в срок. Однажды введенная в систему информация сохраняется и при необходимости может быть использована в других модулях системы БОСС-Кадровик. Таким образом, это позволяет избежать многократного ввода данных и дублирования информации.
В системе БОСС-Кадровик присутствует большое количество нормативных и пользовательских справочников. Часть из них уже имеется в базовой версии системы. Другие пользователи могут заводить сами. Благодаря сквозной работе с этими справочниками все учетные операции осуществляются быстро и правильно.
Модули «Штатное расписание» и «Учет кадров» являются базовыми в системе БОСС-Кадровик. Данные из них используются в управленческом, расчетном и других функциональных блоках.
Перейти к началу документа
5. Управление ежедневным и табельным учетом
Процедура ведения табеля предназначена для организации ежедневного учета фактически отработанного времени. Данный процесс, как правило, характерен для крупных организаций и промышленных предприятий. В небольших компаниях зачастую не осуществляют ведение учета отработанного времени сотрудниками, ссылаясь на большой объем «лишней» работы или в якобы отсутствии необходимости вести табельный учет. Кое-где бытует мнение, что табель учет отражает только лишь трудовую дисциплину в организации. На самом деле ведение табельного учета – процедура, регламентированная действующим законодательством. Так, форма табеля утверждена Постановлением ФСГС от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». По своей сути табель является основанием для начисления работникам заработной платы, т.е. он во многом аналогичен акту о проделанной работе.
Получается, что вести табель нужно каждой организации. Однако подходы при этом будут разные. На промышленных предприятиях обычно существует штат табельщиков, которые ежедневно заполняют разные группы табелей, отражают внутрицеховые перемещения и т.д. В небольших организациях, как правило, обязанности табельщика исполняет сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. При этом основной работой для этих специалистов будет оформление неявок. Понятно, что при осуществлении табельного учета объем загруженности специалистов и сложность выполняемых процедур будет разной. То есть при автоматизации кадровых процессов в части табельного учета система автоматизации должна иметь гибко настраиваемый инструментарий, восполняющий потребности как небольшой компании, так и крупного промышленного гиганта. Система БОСС-Кадровик в данном случае полностью отвечает этим требованиям.
В системе БОСС-Кадровик присутствует большое количество нормативных и пользовательских справочников. Часть из них уже имеется в базовой версии системы. Другие пользователи могут заводить сами. Благодаря сквозной работе с этими справочниками все учетные операции осуществляются быстро и правильно.
В системе БОСС-Кадровик формируется табель по унифицированной форме Т-13. В системе существует возможность ведения нескольких типов табеля. Кроме того, БОСС-Кадровик позволяет автоматизировать формирование начисления заработной платы как на основании табеля учета рабочего времени, так и по плановым графикам работы с учетом оформления неявок. Также можно параллельно вести неограниченное количество табелей за один месяц по одним и тем же работникам, например, табели по основному рабочему времени и по подработкам.
Табель для ежедневного учета в системе БОСС-Кадровик создается в модуле «Табельный учет», а итоговый в модуле < a href = "#step6">«Расчет заработной платы». Использовать или нет модуль «Табельный учет» и вести ли ежедневный табель определяется только схемой работы, принятой на предприятии. Если используется модуль «Табельный учет», то предусматривается ежедневное ведение табельного учета, заведение сведений о неявках, которые автоматически появляются в табеле. В модуле «Расчет заработной платы» автоматическое формирование начислений по заработной плате по умолчанию производится по основному табелю.
Также в рамках процедуры табельного учета отслеживаются внутрицеховые перемещения, настраиваются типы дней, неявок, перечень режимов работ. Эти и другие процедуры доступны в модулях «Штатное расписание» , «Учет кадров» , «Расчет заработной платы» и «Табельный учет» системы БОСС-Кадровик. Также во всех этих модулях возможно использование произвольных списков и произвольных отчетов.
Перейти к началу документа
6. Расчет заработной платы
Расчеты с персоналом – это важная составляющая деятельности как финансовой службы организации, так и HR-департамента. Хотя во многих компаниях эти обязанности выполняют сотрудники бухгалтерии и финансовой службы, расчет заработной платы напрямую связан с кадрами. Все задействованные здесь процедуры регламентированы действующим законодательством.
Если произвести опрос HR-директоров и топ-менеджмент российских компаний, то в числе самых насущных проблем непременно будет выделен своевременный и корректный расчет заработной платы. В этом случае над компанией довлеет не только ответственность перед работниками, но и угроза санкций от контролирующих органов. Если говорить об автоматизации расчета заработной платы, то большинство популярных в России решений не удовлетворяют потребностям крупных предприятий и холдинговых структур как по скорости расчета, так и возможностям в обработке информации.
Автоматизированная система управления персоналом БОСС-Кадровик позволяет производить расчет заработной платы, а также связанных с ней налогов. Система прекрасно справляется с большими объемами информации и может производить расчеты заработной платы для предприятий с численностью более 100 тысяч человек. Кроме того, на основе системы БОСС-Кадровик реализованы и успешно функционируют единые расчетные центры крупнейших российских компаний (Росгосстрах, Ростелеком и др.), а с недавнего времени на базе системы некоторые организации стали предоставлять услуги в области аутсорсинга расчета заработной платы. Все это лишний раз подтверждает, что БОСС-Кадровик является максимально удобным и точно работающим инструментом и в расчетной части управления персоналом компании.
Система БОСС-Кадровик поставляется с более чем 150 предварительно настроенными видами оплаты. При этом все алгоритмы доступны для донастройки. Если в Вашей организации существует какой-либо другой вид оплаты, не предусмотренный базовой версией, то при необходимости в систему может быть внесен доработанный алгоритм любой сложности. В системе БОСС-Кадровик все связанные с расчетом зарплаты и налогов операции происходят в модуле «Расчет заработной платы».
В системе реализована возможность расчета как повременной, так и сдельной оплаты труда (индивидуальные и бригадные наряды) с любыми методами распределения сумм. Также существует расчет аванса, отпусков и больничных и межсезонных выплат, начисление и расчет различных выплат и удержаний. Также в полном соответствии с действующим законодательством производится расчет налогов – единого социального налога и налога на доходы физических лиц. Возможен корректный с бухгалтерской точки зрения перерасчет зарплаты прошлых периодов, а также расчет зарплаты «от обратного».
Система БОСС-Кадровик позволяет производить расчет зарплаты несколько раз в месяц (любое число раз) с автоматическим формированием платежных и отчетных документов (расчет налогов, платежные ведомости, проводки) отдельно по каждому такому расчету, что особенно востребовано банками и компаниями, работающими в финансовой сфере. Также в модуле «Расчет заработной платы» формируются различные своды и проводки с автоматическим разбиением сумм в разрезе аналитик.
Перейти к началу документа
7. Формирование регламентированной отчетности для контрольных органов
Учет и расчеты с персоналом во многих моментах регламентируются действующим законодательством. Более того, сотрудники HR-департаментов и финансовых служб регулярно вынуждены готовить и подавать отчетность в контролирующие органы. Соответствующая нормам отчетность должна быть составлена корректно и вовремя. Регулярно меняющееся законодательство в области учета и налогообложения делает эту задачу еще более сложной. В такой ситуации возрастает роль автоматизированной системы. Так, например, в системе БОСС-Кадровик своевременно обновляется законодательная база, что позволяет корректно формировать документы – практически полностью исключается возможность ошибочно проставленной информации. Полностью автоматизированный учет персонала и расчет заработной платы и налогов помогает специалистам быстро (в некоторых случаях нажатием одной клавиши) готовить необходимые отчеты.
Система БОСС-Кадровик позволяет готовить выходные документы для:
- органов управления районного, городского, регионального уровня для анализа состояния трудового потенциала на данном уровне управления;
- в организации, занимающиеся различной деятельностью, связанной с жизнью и трудовой активностью людей и наличием соответствующих рабочих мест (службы занятости, органы социального и медицинского страхования, медицинские учреждения, налоговая служба и др.);
- в органы Государственной статистики для обобщения сведений по различным показателям на любом уровне управления.
В части налогового и персонифицированного учета система БОСС-Кадровик позволяет рассчитывать основные налоги (ЕСН и НДФЛ), связанные с персоналом, и формировать необходимую документацию – формы 1-НДФЛ, 2-НДФЛ, отчеты для персонифицированного учета, декларацию по страховым взносам по ОПС, индивидуальные карточки по ЕСН и многие другие. Кроме того, в системе формируются документы для представления в ФСС, инспекции по труду и военные комиссариаты. Формирование отчетов производится в соответствующих модулях - «Учет кадров» , «Расчет заработной платы» , «Учет для ПФР».
Перейти к началу документа
8. Формирование регламентированной отчетности для акционеров
Автоматизированная система управления персоналом БОСС-Кадровик является незаменимым помощником в такой ответственной части формирования отчетности для акционеров и инвесторов. Полный перечень регламентированной отчетности указан в МСФО "Представление финансовой отчетности" и приведен в Методических указаниях ЦБ РФ от 25.12.2003 г.
Система БОСС-Кадровик помогает формировать отчетность по осуществлению бухгалтерских проводок по расчетам с персоналом (в крупной компании подобные проводки не всегда подлежат автоматизации с помощью штатных систем финансового учета организации в силу своей специфики). Также система предоставляет произвольные отчеты по любому интересующему Вас срезу информации, включая любую степень детализации по движению денежных средств, связанных с персоналом организации. Несмотря на то, что штатный функционал АСУП БОСС-Кадровик не рассчитан на предоставление всего спектра отчетности для акционеров, система может быть настроена на взаимодействие с внешними программами в контексте обмена данными и максимально быстрого, комфортного создания итоговых документов.
Перейти к началу документа
9. Формирование регламентированной внутрифирменной отчетности
Автоматизация управления персоналом в своей учетной части ориентируется как на ведение и хранение как можно более полных сведений разного характера о работниках фирмы, так и на выдачу различных справочных материалов и составление отчетности. Формирование различных отчетов и документов остается одной из важнейших функций любой АСУП.
Широкие возможности автоматизированной системы управления персоналом БОСС-Кадровик позволяют генерировать весь спектр необходимой внутренней документации. Надо отметить, что генерируемые системой отчеты и формы полностью соответствуют законодательным нормам учета персонала – практически исключается идущее вразрез с законодательством заполнение или случайные ошибки.
Система БОСС-Кадровик позволяет формировать отчетность:
- по анализу уровня сложности выполняемых работ;
- по анализу выполнения существующих норм труда в целом по компании и по подразделению;
- по выполнению планов высвобождения, перемещения, приема персонала, планов работы с учащимися образовательных заведений различных форм обучения;
- о сроках сдачи отчетности, осуществления выплат по договору о различных периодах стажа
- по объединению в рамках налогового агента доходов работников при условии их работы в нескольких подразделениях
- по типам полученных наград в разрезе подразделений за различные периоды времени;
- по затратам на обучение, получение отчетов по планированию затрат и контроля расходов по подбору персонала;
- по мероприятиям;
- и многое другое.
Необходимо отметить, что основной ценностью отчетного функционала системы БОСС-Кадровик является возможность настройки форм отчетности, отвечающей практически любым запросам. При поставке, база данных автоматической системы управления персоналом «БОСС-Кадровик» уже содержит базовые регламентированные документы внутреннего оборота, но, при необходимости, необходимые формы отчета могут быть оперативно настроены собственными специалистами заказчика.
Создание любых форм отчетности поддерживается широким спектром возможностей по детализации форм внутреннего документооборота . Так, в системе можно получать отчетность на произвольную дату и в разрезе различных управленческих структур. БОСС-Кадровик поддерживает корректность формирования отчетности на этапе структурных преобразованиях организации. Кроме того, поддерживается возможность каскадной детализации отчетности. Детализировать можно как по группе юридических лиц, так и по отдельному юридическому лицу, по структурному подразделению и по структурной единице структурного подразделения, по каждому работнику и по категориям персонала.
К особенностям «БОСС-Кадровик» относятся как простота использования для рядовых пользователей, так и широкие возможности по анализу и детальному отображению процессов для специалистов аналитических подразделений и руководства. Так, для удобства пользователей в рамках АСУП БОСС-Кадровик реализованы мощные средства моделирования, планирования и план-факт анализа. Также в системе представлен встроенный генератор произвольных отчетов, позволяющий пользователю создавать новые формы отчетности. Кроме того, БОСС-Кадровик содержит OLAP- функционал (On-Line Analytical Processing, технология создания интерактивных отчетов), обеспечивающий рядовому пользователю доступ к мощным, практически не нуждающимся в программировании аналитическим системам представления информации.
Перейти к началу документа
